Privacyverklaring Verhuurcheck

Versie [1.0], laatst aangepast [datum]

In deze verklaring lees je welke persoonsgegevens wij gebruiken als je de Verhuurcheck op kloptmijnverhuur.nl gebruikt, waarom, en wat je rechten zijn.

1. Wie is verantwoordelijk?

Nafite B.V., KvK 76060217, is verwerkingsverantwoordelijke. Vragen over privacy: hallo@kloptmijnwoning.nl.

Nafite B.V. heeft ook kloptmijnwoning.nl (voor huurders) en kloptmijnwoz.nl. Die sites hebben een eigen privacyverklaring. We gebruiken deels dezelfde technische systemen, maar we koppelen je gegevens niet tussen de sites en gebruiken ze niet voor marketing op een andere site.

2. Welke gegevens gebruiken we, waarvoor en op welke grondslag?

Gerechtvaardigd belang. Waar we op gerechtvaardigd belang steunen, hebben we afgewogen dat ons belang (een veilige, werkende dienst) of jouw belang (je contract laten toetsen) zwaarder weegt dan de inbreuk op de privacy, omdat we zo weinig mogelijk gegevens gebruiken en ze goed beveiligen. Je kunt bezwaar maken (§ 7).

Na de bewaartermijn verwijderen we de gegevens of maken we ze anoniem, zodat ze niet meer tot een persoon te herleiden zijn. Anonieme gegevens gebruiken we om de berekening en de dienst te verbeteren.

Openbare woningdata. Gegevens die we ophalen bij openbare bronnen (BAG, EP-Online) bewaren we tijdelijk los van jouw dossier, zodat we die bronnen niet steeds opnieuw hoeven te raadplegen. Daarbij slaan we niet op wie de check deed.

3. Gegevens van je huurder in een geüpload contract

Een huurcontract bevat vaak gegevens van je huurder, zoals naam, adres, geboortedatum of rekeningnummer. Die hebben wij niet nodig.

• Maak ze onleesbaar voordat je uploadt (zwart maken of weglaten). Upload nooit een BSN of een kopie van een identiteitsbewijs.
• We gebruiken het contract alleen om de contractgegevens uit te lezen die nodig zijn voor de check (zoals ingangsdatum, kale huur, voorschot servicekosten, borg en huurverhogingsclausule).
• We maken geen profiel van huurders en gebruiken hun gegevens nergens anders voor.
• Het bestand staat in een afgeschermde opslag en wordt na [30 dagen] verwijderd.
• Ben je huurder en denk je dat wij gegevens van jou hebben? Je kunt je rechten (§ 7) ook bij ons uitoefenen.

4. Gebruik van AI

Voor het uitlezen van een geüpload contract en het opstellen van adviesteksten en conceptdocumenten gebruiken we het AI-model Claude van Anthropic. De berekening zelf (punten, maximale huur, oordelen) doet AI niet. Anthropic gebruikt jouw gegevens niet om zijn AI-modellen te trainen en verwijdert ze standaard binnen 30 dagen. Meer in onze AI-verklaring.

Geen geautomatiseerde besluiten. We nemen geen besluiten over jou of je huurder die rechtsgevolgen hebben of je in aanmerkelijke mate treffen (AVG art. 22). De uitkomst en de risicoscore zijn informatie voor jou; jij beslist wat je ermee doet.

5. Wie krijgen je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen met bedrijven die ons helpen de dienst te leveren. Met verwerkers sluiten we een verwerkersovereenkomst.

We geven gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Doorgifte buiten de EU. Een aantal verwerkers is een Amerikaans bedrijf. Daardoor kunnen gegevens in de VS worden verwerkt of bekeken. Dat mag alleen met passende waarborgen: het EU-VS Data Privacy Framework (als het bedrijf daarvoor is gecertificeerd) en/of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende beveiligingsmaatregelen. [TE VERIFIËREN per verwerker, zie verwerkersregister.] Je kunt een kopie van de waarborgen bij ons opvragen.

6. Beveiliging

• Geen accounts en wachtwoorden. Je dossier opent met een lange, willekeurige link. Wij bewaren alleen een versleutelde afgeleide (hash) van die link.
• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• Database en bestanden zijn afgeschermd; alleen onze server kan erbij. Geüploade contracten zijn alleen via tijdelijke links bereikbaar.
• We volgen links in e-mails niet (geen klik- of open-tracking).
• Alleen medewerkers die het nodig hebben, kunnen bij persoonsgegevens.

Let op: iedereen met jouw dossierlink kan je dossier zien. Deel de link alleen met mensen die je vertrouwt. Mail ons als je de link wilt laten vervangen.

Gaat er toch iets mis (een datalek), dan melden we dat waar nodig binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou als dat nodig is.

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen;
• het gebruik te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen gebruik op basis van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar bestand te krijgen (overdraagbaarheid);
• je toestemming in te trekken, bijvoorbeeld door je af te melden voor herinneringen via de link in elke herinnering.

Mail je verzoek naar hallo@kloptmijnwoning.nl. Stuur je dossierlink mee of mail vanaf het adres dat bij ons bekend is, zodat we weten dat het om jou gaat. We reageren binnen een maand.

8. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten. Je mag ook altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

9. Cookies

Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn om de website te laten werken, en eventueel privacyvriendelijke statistieken. Zie de cookieverklaring.

10. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als onze dienst of de wet verandert. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Bij belangrijke wijzigingen informeren we je, als we je e-mailadres hebben.