Als verhuurder stuur je de huurder elk jaar vóór 1 juli een afrekening van de servicekosten en de kosten voor gas, water en elektriciteit over het vorige kalenderjaar. De Huurcommissie zegt het zo: de verhuurder is verplicht "elk jaar vóór 1 juli een jaarafrekening te sturen over het jaar ervoor". De afrekening over 2025 had dus uiterlijk 30 juni 2026 bij de huurder moeten zijn. Die plicht geldt in alle segmenten, ook in de vrije sector.
Per 1 januari 2027 komt daar de Wet modernisering servicekosten bij. Voor nieuwe contracten bepaalt de wet dan precies welke kosten je mag doorberekenen en hoe je ze uitrekent. Hieronder eerst de afrekening zoals die nu werkt, daarna wat er verandert.
Wat moet er in een servicekostenafrekening staan?
In de afrekening staan per kostenpost de werkelijke kosten, de manier waarop je die over de huurders hebt verdeeld, het voorschot dat de huurder heeft betaald en het verschil. Uit dat overzicht moet de huurder kunnen zien of hij geld terugkrijgt of moet bijbetalen. De wettelijke basis is artikel 7:259 van het Burgerlijk Wetboek, dat de verhuurder verplicht een overzicht te geven met de wijze van berekening.
Een bruikbare afrekening heeft deze onderdelen:
- De periode: het kalenderjaar waarover je afrekent.
- Per post de totale kosten, bijvoorbeeld schoonmaak trappenhuis, glasbewassing, tuinonderhoud, verlichting gemeenschappelijke ruimten en een vergoeding voor meubels.
- De verdeelsleutel per post, zoals "gedeeld door 6 appartementen" of "naar oppervlakte". Bij één woning zonder gedeelde ruimten is dat simpelweg het hele bedrag.
- Het deel dat voor deze huurder is.
- De administratiekosten, als je die rekent.
- De betaalde voorschotten over dat jaar.
- Het saldo: terugbetalen of bijbetalen.
Bewaar de facturen en betaalbewijzen bij de afrekening. Komt het tot een zaak bij de Huurcommissie, dan moet je volgens haar beleidsboek aantonen welke kosten je zijn berekend, met facturen of andere betaalbewijzen. Een zelfgemaakt overzicht zonder die stukken overtuigt in een zaak zelden. Zit de woning in een VvE, dan volstaan de jaarrekening van de VvE, het verslag van de ledenvergadering en de VvE-afrekening, samen met jouw afrekening aan de huurder.
Welke kosten mogen in de servicekosten?
Servicekosten zijn vergoedingen voor zaken en diensten die je levert in verband met het wonen, bovenop de kale huur. Denk aan schoonmaak van gemeenschappelijke ruimten, een huismeester, kleine herstellingen, gordijnen, vloerbedekking of meubels. Kosten die bij het eigendom horen, zoals onroerendezaakbelasting, groot onderhoud of de afschrijving van een cv-ketel die vast in de woning zit, horen niet in de servicekosten. Die betaal je uit de kale huur.
Administratiekosten mag je rekenen, maar begrensd. Volgens het beleidsboek van de Huurcommissie is het maximum nu 2% over de warmtelevering en 5% over de overige kostenposten, met een minimum van € 7,50 en een maximum van € 75 per afrekening per woonruimte.
Voor energie en water met een eigen meter in de woning werkt het iets anders. De huurder betaalt dan een voorschot voor zijn eigen verbruik, en in de afrekening verreken je het werkelijke verbruik volgens de meter. Heeft de huurder een eigen energiecontract, dan valt die post uit de afrekening.
Verhuur je gemeubileerd, dan is de vergoeding voor de inrichting ook een servicekostenpost. Hoe je die berekent, staat in gemeubileerd verhuren.
Wat kan de huurder doen als hij het niet eens is?
De huurder kan de afrekening laten toetsen door de Huurcommissie. Eerst moet hij jou schriftelijk laten weten wat hij er niet mee eens is, of de afrekening opvragen als die ontbreekt. Je hebt dan drie weken om te reageren. Krijgt hij geen of geen bevredigend antwoord, dan kan hij een verzoek indienen.
De huurder heeft daarvoor twee jaar de tijd na het moment waarop de afrekening bij hem had moeten zijn. Voor de afrekening over 2025 loopt die termijn tot en met 30 juni 2028. Na een verzoek krijg je van de Huurcommissie drie weken om je gegevens aan te leveren, met één keer maximaal drie weken uitstel als je dat op tijd vraagt.
Bij een vrijesectorwoning hangt het af van de datum van het contract. Is het contract op of na 1 juli 2024 gesloten, dan doet de Huurcommissie een bindende uitspraak, net als in de sociale huur en de middenhuur. Bij een vrijesectorcontract van vóór 1 juli 2024 geeft de Huurcommissie alleen een advies, en alleen als jij en de huurder daar allebei schriftelijk mee instemmen.
Let op: de Huurcommissie stelt vast wat de juiste kosten zijn, maar int geen geld. Heeft de huurder te veel betaald, dan moet jij dat terugbetalen. Gebeurt dat niet, dan verwijst de Huurcommissie de huurder naar het Juridisch Loket. Hoe een procedure verloopt, lees je in een zaak bij de Huurcommissie als verhuurder.
Wat verandert er per 1 januari 2027?
Per 1 januari 2027 treedt de Wet modernisering servicekosten in werking (Staatsblad 2026, 82), samen met het gewijzigde Besluit servicekosten. Bepalend is de datum waarop het contract is ondertekend, niet de ingangsdatum. Voor huurcontracten die op of na die datum zijn ondertekend, mag je nog maar acht soorten kosten als servicekosten doorberekenen (Huurcommissie, geraadpleegd 14-10-2026):
- warmte en koude;
- elektriciteit, gas en water;
- roerende zaken;
- kleine herstellingen;
- toezicht, beveiliging en vuil;
- signaallevering;
- verzekeringen en fondsvorming;
- administratiekosten.
Kosten die daar niet onder vallen, mag je bij die contracten niet meer als servicekosten rekenen. Volkshuisvesting Nederland noemt als voorbeeld kosten voor fitnessruimtes en bioscopen die sommige verhuurders doorberekenden. Per categorie schrijft de Regeling servicekosten (Staatscourant 2026, 11523) voor hoe je de kosten berekent. De administratiekosten zijn gemaximeerd op 2% over de categorieën warmte en koude en elektriciteit, gas en water, en 5% over de overige categorieën, met een minimum van € 7,50 en een maximum van € 75 per kalenderjaar per woonruimte.
Voor bestaande contracten blijven de oude, open regels gelden. Huurder en verhuurder kunnen afspreken dat de nieuwe regels toch gaan gelden, maar alleen met uitdrukkelijke instemming van de huurder. Een paar onderdelen gelden vanaf 1 januari 2027 wel voor iedereen:
- Voorschottoets voor alle categorieën. Tot 2027 kon de Huurcommissie alleen het voorschot voor gas, water en elektriciteit met een eigen meter toetsen. Vanaf 2027 kan dat voor alle acht categorieën.
- Normbedragen. Geeft de verhuurder geen of geen goede afrekening, dan kan de Huurcommissie rekenen met wettelijke normbedragen. Die zijn relatief laag, en de servicekosten kunnen ook op nul worden gesteld. De Huurcommissie kan je eerst een hersteltermijn geven om de afrekening alsnog te leveren of te verbeteren.
- Collectieve verzoeken. Twee of meer huurders kunnen samen een zaak starten. De eisen van minimaal 25 wooneenheden en een minimumbedrag van € 36 voor een collectieve zaak over de jaarafrekening vervallen.
Voor een particuliere verhuurder met een of twee woningen komt het neer op dit: zet vanaf 2027 in elk nieuw contract alleen kosten die in de acht categorieën passen, en zorg dat je per post kunt laten zien hoe je het bedrag hebt berekend. Een rommelige of ontbrekende afrekening kost straks meer dan alleen een correctie. Het nieuwsbericht over de nieuwe servicekostenregels per 2027 geeft meer rekenregels uit de regeling, zoals de grens voor fondsvorming.
Hoe voorkom je de meeste fouten?
De meeste conflicten over servicekosten gaan niet over grote bedragen, maar over een voorschot dat jaren niet is aangepast of een post zonder factuur. Vier gewoonten helpen:
- Stuur de afrekening ruim vóór 1 juli, bijvoorbeeld in april, zodat er tijd is voor vragen.
- Pas het voorschot aan als de afrekening laat zien dat het structureel te hoog of te laag is.
- Houd per woning een map bij met de facturen per kalenderjaar.
- Splits in het huurcontract de kale huur, de servicekosten en het voorschot voor energie. Een all-in bedrag maakt de afrekening en de toetsing van de kale huur lastiger.
Of de posten die je nu rekent onder de regels vallen, kun je nalopen met de servicekosten-check. De uitleg per kostensoort staat op de pagina over servicekosten. En of de kale huur zelf klopt met de puntentelling, zie je met de gratis check.
Dit is algemene informatie, geen juridisch advies.